システム化が可能な採用管理業務とは

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2017年07月24日
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2017年07月24日
システム化が可能な採用管理業務とはを更新。
2017年07月24日
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2017年07月24日
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手続きを短縮できる

採用管理は、採用活動や雇用契約が無事に終われば、次のハードルは労務管理です。つまり、社会保険の加入手続きです。新入社員の場合は、健康保険や厚生年金や雇用保険の加入から、40歳以上の従業員の場合は、それに加えて介護保険に加入します。また、出産時の産休や育休の手続きなども継続的な労務手続きです。こうした煩雑な手続きを書類で行う場合、複数の役所に行く必要がありますが、これをウェブ上できるようにした採用管理アプリがあります。
社会保険労務士など人事を担当する社員は、新たに入社する従業員にまずメールを送ります。当該従業員はPCやスマートフォンから、IDとパスワードを入力し、ログインします。そこで、画面の指示に従って、名前や生年月日、マイナンバー(個人番号)、基礎年金番号(国民年金の番号)、雇用保険番号、扶養家族など家族構成などを入力します。
そして、企業の担当者が給料や入社日などの情報を追加して入力すれば申請書類は完成します。つぎに、オンラインで申請します。つまり、社会保険の手続をすべてネット上で終わらせることができます。役所に出向く必要がないのです。採用管理を書類で行う場合、半日から1日かかっていた役所への届け出が、「申請」のクリックまたはタップしてから約15秒で役所のサイトへ申請できます。こうして、申請から保険証が届くまで3週間かかった手続きが、1週間に短縮できるようになりました。

社員が多い職場ではデータ化をしておく

採用管理もシステム化の時代になっています。大企業では当然であり、その流れは中小企業にも普及してきています。採用管理システムは、本社と支社を持ち、たくさんの社員や部署が存在する会社では、特に役に立ちます。単純に採用管理で終わるのでなく、統括的な人事システムとしてシステム設計されている場合も少なくありません。
社員は、採用されてから退職するまで、通常、色々な部署や支店に配置転換されます。そのような履歴や人事評価を学歴や入社年月日と共に一元管理できると、スムーズな人事移動や人事抜擢に役立ちます。また、中途採用者の場合、入社以前の経歴等も全てこの人事システムに登録されています。採用というのは、あくまでスタートであり、ゴールではありません。
退職するまで、一人ひとりの社員を正しく評価し、管理していくことが重要です。現在の評判や上司からの評価だけで人事を行うと、会社にとって最大限の利益を生むことが出来ない可能性があるからです。採用管理のシステムは、アルバイトや派遣、契約社員が多い職場でも非常に役に立ちます。人の出入りが激しい職場では、補充を適切に行うためだけでなく、離職理由や働いた期間をデータ化していくことも重要です。

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